Title Image

Regulamin dla wystawców

ALTERNATYWNE TARGI ŚLUBNE - BACK TO NATURE IV

REGULAMIN
ALTERNATYWNE TARGI ŚLUBNE
BACK TO NATURE
edycja V

  1. Definicje.

    1. Wydarzenie” – “Alternatywne Targi Ślubne BACK TO NATURE edycja V”, targi, mające na celu umożliwienie zaprezentowania się wystawcom, których usługi
      i towary z branży ślubnej, wpisują się w naturalną, ekologiczną, oryginalną estetykę; które odbędą się dnia 17 listopada 2019 roku w Starym Browarze (Słodownia +2), wejście dla Odwiedzających – Blow Up Hall 5050 Hotel, ul. Kościuszki 42, 61-891 Poznań, w godz. 11:00 – 18:00.

    2. Organizator” – Pracownia Zieleni Magdalena Jędrzejczak, z siedzibą w Obornikach 64-600, ul. Gołaszyńska 2, nr tel. 503 177 235 oraz Agata Grządzielska fotografia, ul. Sobieskiego 12, 62-025 Kostrzyn, nr tel. 506 260 815.

    3. Wystawca” – każda osoba fizyczna lub prawna, biorąca udział w Wydarzeniu, która uzyskała od Organizatora pisemną informację o akceptacji Zgłoszenia do udziału
      w Wydarzeniu.

    4. Odwiedzający” – każda osoba fizyczna uczestnicząca w Wydarzeniu, która zakupiła bilet wstępu.

  1. Postanowienia ogólne.

    1. Niniejszy Regulamin obowiązuje każdego Wystawcę i stanowi integralną część umowy zawieranej pomiędzy Organizatorem a Wystawcą.

    2. Wystawca zobowiązuje się do zapoznania się z Regulaminem i przestrzegania jego postanowień.

  1. Zasady uczestnictwa w Wydarzeniu

    1. Wystawca składa oświadczenie woli o uczestnictwie w Wydarzeniu, wypełniając formularz zgłoszeniowy, zwany dalej „Zgłoszeniem”, wypełniony przez osoby upoważnione do reprezentowania Wystawcy. Wysłanie Zgłoszenia do Organizatora oznacza zapoznanie się i akceptację niniejszego Regulaminu, który tym samym stanowi integralną część umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu.

    2. Otrzymanie od Organizatora pisemnej akceptacji Zgłoszenia na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w Zgłoszeniu, jest jednoznaczne z zawarciem umowy
      o uczestnictwo w Wydarzeniu.

    3. Po otrzymaniu od Organizatora pisemnej akceptacji Zgłoszenia, ustaleniu
      z Organizatorem wielkości oraz specyfiki stoiska, Wystawca dokona płatności wskazanej przez Organizatora kwoty na rachunek Organizatora: Pracownia Magdalena Jędrzejczak, ul. Czarnkowska 24, 64-600 Oborniki, Santander bank 23 1910 1048 2213 6398 5764 0001, w terminie 7 dni, na podstawie rachunku pro forma.

    4. W przypadku rezygnacji Wystawcy z udziału w Wydarzeniu w terminie krótszym niż 31 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia, wniesione opłaty nie podlegają zwrotowi. Rezygnacja z udziału musi mieć formę pisemną. Za datę rezygnacji z udziału
      w Wydarzeniu uważa się datę doręczenia pisma do Organizatora za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: hello@backtonature-targi.pl

    5. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy udziału Wystawcy w Wydarzeniu bez podania przyczyny. Organizator przekaże tę informację pocztą elektroniczną, na adres e-mail wskazany w Zgłoszeniu. W takim przypadku nie dochodzi do zawarcia umowy pomiędzy Stronami.

    6. Organizator ma prawo odmówić Wystawcy udziału w Wydarzeniu, jeżeli Wystawca zalega z jakimikolwiek opłatami na rzecz Organizatora. Strony uznają w takim przypadku, że Organizator należycie wywiązał się ze swych zobowiązań.

  1. Najem powierzchni wystawienniczej.

    1. Organizator umożliwia Wystawcy wybór wielkości stoiska.

    2. Organizator przydziela powierzchnię wystawienniczą uwzględniając życzenia Wystawcy, w miarę posiadanych możliwości i warunków organizacyjno – technicznych.

    3. Organizator ma prawo do zmiany lokalizacji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu i nie rodzi po stronie Wystawcy jakichkolwiek roszczeń względem Organizatora. O zmianie lokalizacji powierzchni wystawienniczej Wystawcy, Organizator poinformuje pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w Zgłoszeniu.

    4. Organizator ma prawo do zmiany numeracji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu i nie rodzi po stronie Wystawcy jakichkolwiek roszczeń względem Organizatora. O zmianie numeracji powierzchni wystawienniczej Wystawcy, Organizator poinformuje pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w Zgłoszeniu.

    5. Wystawca nie może podnajmować całości lub części wynajętej powierzchni lub
      w jakikolwiek udostępniać pod tytułem darmym powierzchni wystawienniczej jakimkolwiek osobom trzecim, w szczególności nie będącym Wystawcami.
      W przypadku, gdy Wystawca naruszy powyższy zakaz, Organizator ma prawo do natychmiastowego wypowiedzenia umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu oraz żądania zapłaty kary umownej w wysokości 1.000,00 zł brutto.

    6. Na jednym stoisku swoje usługi lub towary może prezentować tylko jeden Wystawca.. W przypadku, gdy Wystawca naruszy powyższe postanowienie, Organizator ma prawo do natychmiastowego wypowiedzenia umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu oraz żądania kary umownej w wysokości 1.000,00 zł brutto.

    7. Organizator pośredniczy w wynajmie wyposażenia stoiska takich jak stół i krzesła.
      O kosztach i zasadach najmu Wystawca zostanie poinformowany drogą mailową,
      a płatność zostanie pobrana gotówką w dniu Wydarzenia.

  1. Zabudowa i demontaż stoiska.

    1. Organizator przekazuje Wystawcy ustaloną przestrzeń wystawienniczą.

    2. Warunki wjazdu do obiektu:

  • samochody: najpóźniej do dnia 05.11.2019 r. należy podać nr rejestracyjne oraz markę pojazdu Wystawcy, którym zamierza przyjechać w dniu Wydarzenia pod rygorem nie wpuszczenia danego pojazdu Wystawcy na rampę. Auta nie mogą mieć przyczep/naczep. Maksymalna dopuszczona masa całkowita nie może przekraczać 12T (TIR nie będzie wpuszczony na rampę). Dane pojazdu należy przesłać na adres email: hello@backtonature-targi.pl

  • dojazd do rampy wyładunkowej w Starym Browarze: główny wjazd na parkingi podziemne Starego Browaru, na rondzie pierwszy zjazd do stanowiska pracowników ochrony. Wystawca powinien zgłosić swój przyjazd pracownikom ochrony, którzy będą w posiadaniu listy zgłoszonych pojazdów Wystawców.

  • wjazd windą z rampy do Słodowni +2. (w windzie należy wybrać piętro 3).

  • rampa rozładunkowa jest ogólnodostępna i służy dla wszystkich dostawców Starego Browaru, zatem należy zachować drożność na rampie. Elementy aranżacji stoiska/wyposażenia należy systematycznie i sprawnie wwozić windą do Słodowni +2. Postój na rampie nie może być dłuższy niż 40 min. Po rozładunku samochody muszą opuścić rampę, w przeciwnym razie kierowcy będą obciążeni opłatą przez Stary Browar.

  • winda – jest nieduża (to winda osobowa) i należy uważać na progi (przedmioty/towary/elementy aranżacji należy lekko unieść wjeżdżając i wyjeżdżając z windy) nie można obić jej ścian. Wymiary windy: 2,2 m długości/ 1,2 m szerokości / 2,2 m wysokości. Szerokość drzwi to 80 cm.

  • ze względu na specyfikę miejsca, Organizator stworzy grafik wjazdu Wystawców na teren obiektu i poinformuje o nim Wystawców drogą mailową. Wystawcy zobowiązani są do dostosowania się do przedmiotowego grafiku i podanych
    w wiadomości email godzinach wjazdu.

    1. Zabudowę stoiska Wystawca może rozpocząć w dniu Wydarzenia, tj. 17.11.2019 roku, w godzinach od 7:00 do 10:00 oraz w dniu poprzedzającym Wydarzenie, tj. 16.11.2019 w godzinach: od 14:00 do 19:00.

    2. Organizator może zarządzić przerwanie prac, jeżeli uzna, że naruszają one Regulamin lub zagrażają porządkowi albo bezpieczeństwu osób lub mienia.

    3. Elementy stoiska nie mogą przekraczać wyznaczonej przestrzeni wystawienniczej zgodnej z zamówieniem Wystawcy oraz wysokości powyżej 240 cm.

    4. Wystawca jest zobowiązany pisemnie poinformować Organizatora o planowanych wielkogabarytowych elementach zabudowy stoiska, takich jak ściany, kurtyny, roll upy, parawany, sztuczne kwiaty/rośliny.

    5. W obiektach zabrania się doświetlania stanowisk kolorowym światłem, które wpływa na prezentację Obiektu (nie dotyczy firm zajmujących się oświetleniem) oraz stosowania ekranów lcd, telewizorów, rzutników (nie dotyczy firm z branży video).

    6. W czasie zabudowy i demontażu stoisk zabronione jest prowadzenie prac związanych ze spawaniem, szlifowaniem, lub innych, powodujących zapylanie lub zagrożenie pożarowe (dotyczy całego obiektu Stary Browar).

    7. Wystawca zobowiązany jest przez cały okres dysponowania powierzchnią wystawienniczą dbać o porządek na stoisku i w ciągach komunikacyjnych wokół stoiska.

    8. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania odpowiednich norm prawnych
      i technicznych, budowlano-montażowych, BHP, sanitarnych i przeciwpożarowych itp.

    9. Demontaż stoisk może rozpocząć się dnia 17.11.2019 r. po godzinie 18:00. Demontaż stoisk musi zakończyć się 17.11.2018 najpóźniej do godziny 22:00.

    10. Wystawca zobowiązany jest do wydania powierzchni wystawienniczej w takim samym stanie technicznym oraz czystości, w jakim mu je wydano. W szczególności Wystawca jest zobowiązany do usunięcia wszelkich pozostałości po zabudowie
      i demontażu stoiska do godziny 22:00 pod rygorem poniesienia kosztów sprzątania stanowiska, które pozostawił w nieładzie. Odpady można wyrzucić do kontenerów na rampie. Koszt uprzątnięcia pozostawionych elementów stoiska/odpadów – 500 zł. Zabudowa i demontaż stoisk może się odbywać wyłącznie w terminach wskazanych przez Organizatora .

    11. Podczas zabudowy i demontażu zabronione jest naruszanie konstrukcji lub powłok ścian, podłóg i innych elementów obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie (m.in. przybijania, przyklejania, wwiercania elementów)

    12. Przekroczenie przez Wystawcę ustalonego przez Organizatora czasu na demontaż może skutkować nałożeniem na Wystawcę kary umownej w wysokości 4 000,00 zł.

    13. Wystawca może zamówić u Organizatora dostęp do prądu wyłącznie w momencie wypełnienia Zgłoszenia. Wystawca nie może przekroczyć 100 W poboru prądu. Koszt usługi przyłącza wynosi 100 zł. Przekroczenie przez Wystawcę powyższego poboru skutkować będzie nałożeniem na Wystawcę kary umownej w wysokości 4 000,00 zł.

  1. Organizacja pracy na stoisku. Obowiązki Wystawcy.
    1. Wystawca zobowiązany jest udostępnić stoisko dla Odwiedzających w dniach
      i godzinach trwania Wydarzenia.

    2. Jeżeli prezentacja na stoisku prowadzona jest z wykorzystaniem jakichkolwiek utworów (dotyczy wystawców z branży “oprawa muzyczna”), Wystawca zobowiązany jest do zawarcia stosownych umów licencyjnych ze stowarzyszeniem ZAIKS i/lub ZPAV.

    3. Wymiana lub uzupełnianie ekspozycji na stoisku oraz sprzątanie stoiska i jego otoczenia mogą się odbywać wyłącznie poza godzinami otwarcia Wydarzenia dla zwiedzających.

    4. Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia, albo
      w inny sposób zakłócających przebieg Wydarzenia. W przypadku niezastosowania się przez Wystawcę do polecenia Organizatora, Organizator ma prawo do natychmiastowego wypowiedzenia umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu oraz żądania zapłaty kary umownej w wysokości dwukrotnego wynagrodzenia brutto
      z tytułu uczestnictwa w Wydarzeniu.

    5. W przypadku nieprzestrzegania przez Wystawcę postanowień niniejszego Regulaminu i tym samym zakłócenia przebiegu Wydarzenia lub narażenia Organizatora na szkodę, Organizator może żądać od Wystawcy zapłaty stosownych kar umownych. W przypadku gdy szkoda przewyższy wysokość kary umownej, Organizator może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych.

    6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Wystawcy wniesione na miejsce Wydarzenia.

    7. Stoisko może zajmować jedna firma, reprezentowana przez 1 – 3 osób, w zależności od wielkości wynajętej powierzchni wystawienniczej.

    8. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania poleceń porządkowych, wydawanych przez Organizatora.

    9. Na terenie Wydarzenia obowiązuje zakaz palenia tytoniu, poza miejscami do tego wyznaczonymi, używania otwartego ognia oraz eksploatowania grzejnych urządzeń elektrycznych. Zabronione jest wnoszenie na teren Wydarzenia broni, amunicji, materiałów wybuchowych oraz substancji drażniących lub pożarowo niebezpiecznych.

    10. Zabronione jest zastawianie dróg ewakuacyjnych oraz dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych.

  1. Reklama
    1. Wszelkie działania promocyjne Wystawcy mogą odbywać się wyłącznie w obrębie stoiska i nie mogą zakłócać przebiegu Wydarzenia oraz pracy innych wystawców. Wystawca ma prawo eksponować i reklamować wyłącznie swoje produkty (towary i/lub usługi) i wyłącznie na przydzielonej powierzchni wystawienniczej i pod warunkiem, że jego eksponaty nie zasłonią sąsiednich ekspozycji oraz nie zakłócają normalnego toku pracy innych wystawców. Wystawca nie ma prawa używania urządzeń nagłaśniających, dodatkowego oświetlenia itp., które mogą zakłócić normalny tok pracy innych wystawców.

    2. Wystawca zobowiązuje się umieścić na swojej stronie www, a także w mediach społecznościowych informacje o udziale w Wydarzeniu.

  1. Obowiązki Organizatora.

    1. Organizator zobowiązuje się do promowania Wydarzenia w mediach społecznościowych oraz w lokalnych i branżowych portalach.

    2. Organizator zobowiązuje się do zapewnienia wysokiego poziomu Wydarzenia, zgodnego z ogólnie przyjętą estetyką Alternatywnych Targów Ślubnych BACK TO NATURE.

    3. Organizator zobowiązuje się sprawować opiekę merytoryczną i techniczną nad całym Wydarzeniem.

    4. Organizator zobowiązuje się do promowania Wystawców w formie wzmianek
      w mediach społecznościowych, zawierających: nazwę firmy, branżę, w jakiej firma działa oraz jedno zdjęcie. Powyższe informacje zostaną pobrane przez Organizatora ze stron www lub mediów społecznościowych Wystawcy podanych w Zgłoszeniu.

  1. Odpowiedzialność

    1. Organizator ponosi odpowiedzialność tylko za szkody wyrządzone Wystawcy z winy umyślnej Organizatora lub osoby działającej w jego imieniu.

    2. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną na zasadzie ryzyka za wszelkie szkody wyrządzone Organizatorowi lub osobom trzecim przez Wystawcę lub osobę działającą w jego imieniu, albo reprezentującą jego prawa.

    3. O zaistnieniu każdego zdarzenia wywołującego szkodę lub grożącego jej wywołaniem, Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Organizatora.

  1. Ochrona danych osobowych

    1. Administratorem danych osobowych Wystawcy jest Organizator, wskazany w 1.2 Regulaminu.

    2. Dane osobowe Wystawcy przetwarzane będą w celu realizacji umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

    3. Odbiorcami danych osobowych Wystawcy będą Podmioty uczestniczące w realizacji umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu.

    4. Dane osobowe Wystawcy przechowywane będą okres 6 lat (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej) – prawny obowiązek administratora, Art.6, ust 1, lit. c (RODO) oraz przez okres właściwy dla przedawnienia roszczeń i czynów karalnych na podstawie Art.6, ust 1, lit. f (RODO) – tj. okres prawnie usprawiedliwionego interesu Administratora.

    5. Wystawca posiada prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.

    6. Wystawca ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    7. Podanie danych osobowych przez Wystawcę jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych może skutkować odmową zawarcia umowy.

  1. Postanowienia końcowe

    1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu lub miejsca Wydarzenia albo jego odwołania. O zmianach tych Organizator poinformuje Wystawcę niezwłocznie. W przypadku odwołania Wydarzenia Organizator zwróci Wystawcy wszystkie wpłacone kwoty.

    2. Wszelkie reklamacje powinny być zgłoszone Organizatorowi w formie pisemnej niezwłocznie, nie później jednak, niż z chwilą zakończenia demontażu stoisk. Reklamacje zgłoszone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone.

    3. Umowa o uczestnictwo w Wydarzeniu podlega prawu polskiemu i zgodnie z tym prawem będzie interpretowana. Wszelkie spory pomiędzy Stronami wynikające z tej umowy rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.