REGULAMIN

ALTERNATYWNE TARGI ŚLUBNE

BACK TO NATURE XI

• Definicje.

1. „Wydarzenie” – “Alternatywne Targi Ślubne BACK TO NATURE”, targi, mające na celu umożliwienie zaprezentowania wystawcom usług i towarów  ślubnych, wpisującym się w naturalną, ekologiczną, oryginalną estetykę, które odbędą się dnia 6 oraz 7 kwietnia 2024 roku w Concordia Design,
   ul. Zwierzyniecka 3, 60-813 Poznań, w godzinach 11:00 – 18:00.
2. „Organizator” – Magdalena Jędrzejczak Agata Grządzielska s.c., z siedzibą w Obornikach 64-600, ul. Gołaszyńska 2.
   
3.  „Wystawca” – każda osoba fizyczna lub prawna biorącą udział w “Poznańskich Alternatywnych Targach Ślubnych BACK TO NATURE”, która dokonała opłaty za miejsce wystawiennicze.

•  Postanowienia ogólne.

1. Niniejszy Regulamin obowiązuje każdego Wystawcę i stanowi integralną część Zgłoszenia Udziału w Wydarzeniu.
2. Wystawca zobowiązuje się do zapoznania z Regulaminem i przestrzegania jego postanowień.

• Zasady uczestnictwa w Wydarzeniu

1. Wystawca składa oświadczenie woli o uczestnictwie w Wydarzeniu, wypełniając formularz zgłoszeniowy, zwany dalej „Zgłoszeniem”, wypełniony przez osoby upoważnione do reprezentowania Wystawcy. Wysłanie Zgłoszenia oznacza zapoznanie się i akceptację Regulaminu, które tym samym stanowi integralną część umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu.
2. Otrzymanie od Organizatora pisemnej akceptacji zgłoszenia na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w Zgłoszeniu, jest jednoznaczne z zawarciem umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu.
3. Po otrzymaniu od Organizatora informacji o kwalifikacji uczestnictwa w Wydarzeniu, ustaleniu wielkości oraz specyfiki stoiska, Wystawca dokona płatności wskazanej przez Organizatora kwoty na rachunek Organizatora: Pracownia Zieleni Magdalena Jędrzejczak, ul. Gołaszyńska 2, 64-600 Oborniki, mBank 24 1140 2004 0000 3602 7971 4075, w terminie 4 dni, na podstawie faktury pro forma.
4. W przypadku rezygnacji Wystawcy z udziału w Wydarzeniu w terminie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia, wniesione opłaty nie podlegają zwrotowi. Rezygnacja z udziału musi mieć formę pisemną. Za datę rezygnacji z udziału w Wydarzeniu uważa się datę doręczenia pisma do Organizatora za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: hello@backtonature-targi.pl.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy udziału Wystawcy w Wydarzeniu bez podania przyczyny. Organizator przekaże tę informację pocztą elektroniczną, na adres e-mail wskazany w Zgłoszeniu. W takim przypadku nie dochodzi do zawarcia umowy  pomiędzy Stronami.
6. Organizator ma prawo odmówić Wystawcy udziału w Wydarzeniu, jeżeli Wystawca zalega z jakimikolwiek opłatami na rzecz Organizatora. Strony uznają w takim przypadku, że Organizator należycie wywiązał się ze swych zobowiązań.
7. W przypadku konieczności odwołania Wydarzenia z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności ze względów sanitarno-epidemiologicznych lub prawnych, Organizator zobowiązuje się wyznaczyć nowy termin Wydarzenia i nie zwraca Wystawcy wniesionej opłaty rejestracyjnej. 
8. Wystawcy zobowiązani są do stosowania środków ochrony osobistej, zachowania wysokich standardów higieny osobistej, do częstego mycia i dezynfekowania dłoni,w szczególności do przestrzegania aktualnych obostrzeń rządowych. 

• Najem powierzchni wystawienniczej.

1. Organizator umożliwia Wystawcy wybór wielkości stoiska.
2. Organizator ustala lokalizację wybranej powierzchni wystawienniczej w miarę posiadanych możliwości i warunków organizacyjno – technicznych. 
3. Organizator umożliwia Wystawcy zaprezentowanie pojazdu lub pojazdów na dziedzińcu zewnętrznym, przy jednoczesnym zapewnieniu stoiska o wymiarach 2x2m wewnątrz obiektu wystawienniczego. Do podstawowej ceny stoiska, Wystawca dopłaci wtedy 100zł netto za pierwszy i każdy kolejny pojazd.
4. Organizator ma prawo do zmiany lokalizacji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany zasad o uczestnictwie w Wydarzeniu i nie rodzi po stronie Wystawcy jakichkolwiek roszczeń względem Organizatora.

O zmianie lokalizacji powierzchni wystawienniczej Wystawcy, Organizator poinformuje pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w Zgłoszeniu.

1. Organizator ma prawo do zmiany numeracji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany zasad o uczestnictwie w Wydarzeniu i nie skutkuje powstaniem roszczeń względem Organizatora. O zmianie numeracji powierzchni wystawienniczej Wystawcy, Organizator poinformuje pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w Zgłoszeniu.
2. Za dodatkową opłatą Wystawca może skorzystać z możliwości wyboru powierzchni wystawienniczej. Możliwość ta dostępna jest wyłącznie po uiszczeniu dodatkowej opłaty na podstawie faktury pro forma. Wybór stoiska następuje w odpowiedzi na przesłany przez Organizatora plan stoisk.
3. Wystawca nie może podnajmować całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Podnajemcy).
4. Na jednym stoisku może prezentować swoje usługi lub towary tylko jeden Wystawca, który został zakwalifikowany do udziału w Wydarzeniu przez Organizatorów. Niedostosowanie się do tego punktu grozi nałożeniem grzywny na Wystawcę przez Organizatora w wysokości 1 000 zł  brutto.
5. Organizator pośredniczy w wynajmie wyposażenia stoiska takich jak stoły i krzesła. O kosztach i zasadach najmu Wystawca zostanie poinformowany drogą mailową. Ilość mebli jest ograniczona, przydzielenie nastąpi wg zasady pierwszeństwa. Należność zostanie rozliczona na podstawie rachunku pro forma.

• Zabudowa i demontaż stoiska.

1. Organizator przekazuje Wystawcy ustaloną przestrzeń wystawienniczą wraz z przyłączem prądu.
2. Zabudowę stoiska Wystawca może rozpocząć w dniu Wydarzenia, tj. 6.04.2024 roku, w godzinach od 8:30 do 11:30.
   
3. Organizator może zarządzić przerwanie prac, jeżeli uzna, że naruszają one Regulamin lub zagrażają porządkowi albo bezpieczeństwu osób lub mienia.
4. Elementy stoiska nie mogą przekraczać wyznaczonej przestrzeni wystawienniczej zgodnej z zamówieniem Wystawcy.
5. Wystawca jest zobowiązany poinformować Organizatora o planowanych wielkogabarytowych elementach zabudowy stoiska, takich jak ściany, kurtyny, rollupy, parawany, sztuczne kwiaty/rośliny oraz planowanym użyciu urządzeń o większym niż 300W poborze prądu.
6. W obiektach zabrania się doświetlania stanowisk kolorowym światłem, które wpływa na prezentację Obiektu (nie dotyczy firm zajmujących się oświetleniem) oraz stosowania ekranów lcd, telewizorów, rzutników (nie dotyczy firm z branży video) bez zgody organizatora. 
7. W czasie zabudowy i demontażu stoisk zabronione jest prowadzenie prac związanych ze spawaniem, szlifowaniem, lub innych, powodujących zapylanie lub zagrożenie pożarowe. 
8. Wystawca zobowiązany jest przez cały okres dysponowania powierzchnią wystawienniczą dbać o porządek na stoisku i w ciągach komunikacyjnych wokół stoiska. 
9. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania odpowiednich norm prawnych i technicznych, budowlano-montażowych, BHP, sanitarnych i przeciwpożarowych itp.  
10. Ze względu na specyfikę miejsca, Organizatorzy zobowiązani są do stworzenia grafiku wjazdu Wystawców na teren obiektu. Organizatorzy poinformują o tym Wystawców drogą mailową.
11. Demontaż stoisk może rozpocząć się dnia 07.04.2024r po godzinie 18:00. Likwidacja stoisk musi zakończyć się tego samego dnia do godziny 19:30.
    
12. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia wszelkich pozostałości po zabudowie i demontażu stoiska  do godziny 19:30 pod rygorem nałożenia kar finansowych. Koszt uprzątnięcia pozostawionych elementów stoiska/odpadów – 600 zł. 
13. Zabudowa i demontaż stoisk może się odbywać wyłącznie w terminach wskazanych przez Organizatora . 
14. Podczas zabudowy i demontażu zabronione jest naruszanie konstrukcji lub powłok ścian, podłóg i innych elementów obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie.
15. Po zakończeniu Wydarzenia, w czasie wyznaczonym przez Organizatora na demontaż stoisk, Wystawca zobowiązany jest przywrócić udostępnioną mu powierzchnię wystawienniczą do stanu poprzedniego, pod rygorem zlecenia tych czynności przez Organizatora  podmiotowi zewnętrznemu na koszt Wystawcy.

• Organizacja pracy na stoisku. Obowiązki Wystawcy.

1. Wystawca zobowiązany jest udostępnić stoisko dla zwiedzających w dniach i godzinach trwania Wydarzenia. 
2. Jeżeli prezentacja na stoisku prowadzona jest z wykorzystaniem jakichkolwiek utworów (dotyczy wystawców z branży “oprawa muzyczna”), Wystawca zobowiązany jest do zawarcia stosownych umów licencyjnych ze stowarzyszeniem ZAIKS i/lub ZPAV.
3. Wymiana lub uzupełnianie ekspozycji na stoisku oraz sprzątanie stoiska i jego otoczenia mogą się odbywać wyłącznie poza godzinami otwarcia Wydarzenia dla zwiedzających. 
4. Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia, albo w inny sposób zakłócających przebieg Wydarzenia.
5. W przypadku nieprzestrzegania przez Wystawcę postanowień niniejszego Regulaminu i tym samym zakłócenia przebiegu Wydarzenia lub narażenia Organizatora na szkodę, Organizator może żądać od Wystawcy zapłaty kary w wysokości dwukrotnego wynagrodzenia z tytułu uczestnictwa w Wydarzeniu, płatnej w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania do zapłaty. W przypadku gdy szkoda przewyższy wysokość kary umownej, Organizator może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Wystawcy pozostawione na opuszczonym stoisku.
7. Stoisko może zajmować jedna firma, reprezentowana przez 1 – 3 osób, w zależności od wielkości wynajętej powierzchni wystawienniczej. 
8. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania poleceń porządkowych, wydawanych przez Organizatora. 
9. Na terenie Wydarzenia obowiązuje zakaz palenia tytoniu, poza miejscami do tego wyznaczonymi, używania otwartego ognia oraz eksploatowania grzejnych urządzeń elektrycznych. Zabronione jest wnoszenie na teren Wydarzenia broni, amunicji, materiałów wybuchowych oraz substancji drażniących lub pożarowo niebezpiecznych. 
10. Zabronione jest zastawianie dróg ewakuacyjnych oraz dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych. 

• Reklama

1. Wszelkie działania promocyjne Wystawcy mogą odbywać się wyłącznie w obrębie stoiska i nie mogą zakłócać przebiegu Wydarzenia oraz pracy innych wystawców.  Wystawca ma prawo eksponować i reklamować swoje produkty (towary i/lub usługi) wyłącznie na przydzielonej powierzchni wystawienniczej i pod warunkiem, że jego eksponaty nie zasłonią sąsiednich ekspozycji oraz nie zakłócają normalnego toku pracy innych wystawców. Wystawca nie ma prawa używania urządzeń nagłaśniających, dodatkowego oświetlenia itp., które mogą zakłócić normalny tok pracy innych wystawców. 
2. Na jednym stoisku może prezentować swoje usługi lub towary tylko jeden Wystawca, który został zakwalifikowany do udziału w Wydarzeniu przez Organizatorów. 
3. Wystawca zobowiązuje się umieścić na swojej stronie www, a także w mediach społecznościowych informacji o udziale w Wydarzeniu.

• Obowiązki Organizatora.

1. Organizator zobowiązuje się do promowania Wydarzenia w mediach  społecznościowych oraz w branżowych portalach.
2. Organizator zobowiązuje się do zapewnienia wysokiego poziomu Wydarzenia, zgodnego z ogólnie przyjętą estetyką Alternatywnych Targów Ślubnych.
3. Organizator zobowiązuje się sprawować opiekę merytoryczną i techniczną nad całym Wydarzeniem.

• Odpowiedzialność

1. Organizator ponosi odpowiedzialność tylko za szkody wyrządzone Wystawcy lub innemu uczestnikowi Wydarzenia z winy umyślnej Organizatora lub osoby działającej w jego imieniu. 
2. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną na zasadzie ryzyka za wszelkie szkody wyrządzone Organizatorowi lub osobom trzecim przez Wystawcę lub osobę działającą w jego imieniu, albo reprezentującą jego prawa. 
3. O zaistnieniu każdego zdarzenia wywołującego szkodę lub grożącego jej wywołaniem, Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Organizatora. 

• Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu lub miejsca Wydarzenia. O zmianach tych Organizator poinformuje Wystawcę niezwłocznie. 
2. Wszelkie reklamacje powinny być zgłoszone Organizatorowi w formie pisemnej niezwłocznie, nie później jednak, niż z chwilą zakończenia demontażu stoisk. Reklamacje zgłoszone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone. 
3. Umowa o uczestnictwo w Wydarzeniu podlega prawu polskiemu i zgodnie z tym prawem będzie interpretowana. Wszelkie spory pomiędzy Stronami wynikające z tej umowy rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.